Die öffentlichen Verwaltungen müssen in den kommenden Jahren ein stärkeres Augenmerk auf die Weitergabe und Erhaltung von Fach- und Erfahrungswissen legen. Nur so bleiben die Kommunen im demografischen Wandel funktionsfähig. Wissensmanagement ist in dieser Situation das Instrument der Wahl.
Der strukturierte Umgang mit der Ressource Wissen ist heute wichtiger denn je. Bedingt durch den demografischen Wandel, aber auch durch veränderte gesellschaftliche und technologische Rahmenbedingungen, ist die Weitergabe und ständige Weiterentwicklung von Wissen für die öffentliche Verwaltung eine existenzielle Aufgabe. In den kommenden Jahren scheiden eine überdurchschnittlich große Anzahl von Fach- und Führungskräften aus dem aktiven Arbeits- und Dienstverhältnis in den öffentlichen Verwaltungen aus. Es droht ein Verlust an unschätzbarem Erfahrungswissen, wenn auf eine Weitergabe an die Nachfolgegeneration verzichtet wird.
Wie kann also die Leistungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung gewahrt bleiben? Wie können die Kommunen den steigenden Qualitätsansprüchen und Anforderungen der Bürger an öffentliche Dienstleistungen auch in Zukunft gerecht werden? Konkrete Handlungsansätze sind notwendig, um Expertenwissen zu identifizieren und zu sichern, damit es auch nach dem Ausscheiden der Mitarbeiter nutzbar bleibt.
Wissensmanagement bietet in dieser Situation Lösungsansätze zum Dokumentieren, Strukturieren und Übertragen von Erfahrungswissen. Das bestätigt eine Untersuchung in Berliner Bezirksämtern. Die Berliner Verwaltungsstruktur zeichnet sich durch eine hohe Eigenständigkeit der Senatsverwaltungen und der Bezirksämter aus. Im Rahmen einer Masterarbeit an der Technischen Hochschule Wildau über Nutzen und Notwendigkeit des Wissensmanagements wurden daher Interviews mit ausgewählten Berliner Verwaltungsfachleuten geführt.
Fortwährende Aufgabe
Wissenstransfer ist gefragt bei personeller Fluktuation, aber auch aufgrund von strukturellen Veränderungen, beim Anlernen von Nachwuchskräften oder zur Optimierung von Vertretungsregelungen. Die Voraussetzung für einen effizienten Wissenstransfer ist die Bereitschaft der Mitarbeiter, ihr Wissen weiterzugeben und ihre Erfahrungen zu teilen. Dies sollte von den Führungskräften nicht als selbstverständlich erachtet werden und die nötige Wertschätzung erfahren.
Aus den Interviews geht zudem hervor, dass der Transfer von Wissen eine fortwährende Aufgabe darstellt und nicht nur auf das Ausscheiden von Mitarbeitern bezogen werden sollte. Nur wenn es gelingt, die Methoden des Wissenstransfers konsequent in den Arbeitsprozess der einzelnen Ämter und Fachbereiche einzubinden, kann das relevante Wissen langfristig qualitativ hochwertig gesichert werden.
Eine große Herausforderung ist die offensive Werbung in den einzelnen Abteilungen, um das Wissensmanagement vorzustellen und den Mitarbeitern den Mehrwert zu verdeutlichen. Die Implementierung gelingt nach den Erfahrungen der Berliner Bezirksämter umso leichter, je offener und transparenter mit dem Thema umgegangen wird.
Effektives Wissensmanagement hängt demnach entscheidend von seiner sorgfältigen Implementierung und Durchführung ab. Die Einführung und Umsetzung ist ein Prozess, der eine Fülle von zeitlichen, finanziellen und personellen Mitteln bindet. Daher sollte ein qualifiziertes Prozessmanagement eingesetzt werden, das auch immer wieder den Nutzen des Projekts verdeutlicht. Die Implementierung des Wissensmanagements kann nur gewährleistet werden, wenn die Führungskräfte der Verwaltung den Prozess mit einem entsprechenden Auftrag und den benötigten Ressourcen unterstützen.
Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts Wissensmanagement im Land Berlin kann als Anregung für die Verwaltungen im angrenzenden Land Brandenburg dienen. Gerade zu Beginn einer Implementierung ist es entscheidend, mit anderen Verwaltungen ins Gespräch zu kommen, die das Wissensmanagement bereits eingeführt haben, um von ihren Erfahrungen zu profitieren. Wichtig ist dabei, die jeweiligen Eigenheiten und Strukturen einer Behörde zu beachten. Dies im Blick, gilt es dann, individuelle Schwerpunkte zu setzen und ein eigenes Konzept zu entwickeln.
Anja Schwarzlose / Markus Karp
Die Autoren
Anja Schwarzlose studierte Wirtschaft und Recht (Master) an der Technischen Hochschule Wildau bei Berlin, Dr. Markus Karp ist Professor unter anderem für Personalmanagement und öffentliche Verwaltung an der Technischen Hochschule Wildau bei Berlin, Fachbereich Wirtschaft, Informatik, Recht
Info: Im Rahmen der im Beitrag erwähnten Masterarbeit wurde eine empirische Untersuchung auf der Basis von leitfadengestützten Experteninterviews mit ausgewählten Wissensmanagern der Berliner Bezirksämter durchgeführt. (Im Land Berlin wurde das Wissensmanagement bereits im Jahr 2015 implementiert). Die Interviews bildeten die Grundlage für die Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die öffentlichen Verwaltungen im Land Brandenburg, die das Wissensmanagement noch nicht eingeführt haben.
