Bei den Stadtentwässerungsbetrieben Köln fallen betriebswirtschaftliche Unterlagen und technische Dokumente unterschiedlichster Art an. Sie in ein durchgängiges Dokumentenmanagement einzubinden, war die Herausforderung bei der Einführung der elektronischen Akte.
Als kommunales Unternehmen kümmern sich die Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR (StEB) um wasserwirtschaftliche Aufgaben in Köln. Dazu gehören vier Aufgabenbereiche: Abwasserbeseitigung, Hochwasserschutz, Hochwasservorsorge, und Straßen-Entwässerung. Im Rahmen dieser technischen Aufgabenstellungen fallen eine Vielzahl an Unterlagen und Dokumenten an.
Jürgen Becker, stellvertretender Vorstand hat das Thema Dokumentenmanagement in der gesamtheitlichen Unternehmensstrategie verankert. Innerhalb des DMS-Systems betreibt die StEB bereits über 40 Anwendungen.
Es sind alle DMS-Umsetzungsfacetten vorhanden. Das Spektrum reicht von flachen Archivstrukturen, zum Beispiel für Buchhaltungs- und Einkaufsbelege, über elektronische Akten, wie Personal-und Grundstücksakten, bis hin zu elektronischen Workflows, wie dem internen Postverteilungsworkflow.
Anspruchsvoll: technische Geschäftsprozesse
Als Sachgebietsleiter innerhalb der IT-Abteilung hat Oliver Saus die Aufgabe, mit seinem Team die speziellen Herausforderung bei der Implementierung von DMS-Anwendungen für das Unternehmen zu lösen. Es gilt die Mitarbeiter im Tagesgeschäft zu unterstützen und mit den entwickelten DMS-Lösungen einen Mehrwert für die StEB zu generieren.
Im Bereich des Kanalneubaus und der Kanalsanierung sind viele Ingenieure täglich damit beschäftigt, die Kölner Abwasseranlagen in einem hochwertigen Zustand zu bauen und zu erhalten. Bei dieser Herausforderung fallen Unmengen an Dokumenten in unterschiedlichster Ausprägung an. Angefangen von öffentlichen Vergaben, Genehmigungsplanungen mit Behörden, über die eigentliche Bauausführung mit Zeitplänen, Bautagebüchern bis hin zur Fotodokumentation. Ursprünglich waren alle Dokumente und Informationen in Papierordnern im Büro des Ingenieurs abgelegt.
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wurden über die Jahre hinweg immer mehr Dokumente auch per e-Mail verteilt oder Planunterlagen direkt als digitales CAD-Dokument erstellt. Dadurch entstand eine hybride Aktenführung: Die Papierakten wurden immer „löchriger“. Mit der Einführung einer elektronischen Akte für Planungs- und Baumaßnahmen sollten die Probleme abgestellt werden.
Als IT-Projektleiter holte sich Oliver Saus die Hilfe des auf Enterprise-Content-Management (ECM)-Themen spezialisierten Beratungsunternehmens Zöller & Partner ins Haus. Senior Berater Ulrich Gerke ermittelte gemeinsam mit Fachabteilung und IT-Abteilung der StEB die Anforderungen und erstellte einen Lösungskatalog zur Integration der Anforderungen in das bereits bestehende Dokumentenmanagement-System.
Neben der Abbildung der elektronischen Akte rückte auch das Thema Schnittstellen zu anderen IT-Systemen, wie grafisches Informationssystem und dem ERP-System, in den Vordergrund. Die Umsetzung wurde aufgrund der Komplexität in mehrere Stufen unterteilt. Neben der Erarbeitung der elektronischen Akte wurde die Schnittstellenanbindung weiterer IT-Systeme und die Einbringung von digitalen Workflows über mehrere Jahre geplant.
Auch auf dem Gebiet der Unterhaltung der Abwasseranlagen und Kläranlagen sind eine Fülle an Daten zu verwalten, so zum Beispiel technische Dokumenten wie die Explosionszeichnung eines Bauteils oder auch Vertragsunterlagen.
Die gelernte Projektvorgehensweise wurde durch das DMS-Team der StEB eigenverantwortlich weiterentwickelt und auch in diesem Projekt angewandt. Die Herausforderung war, dass die Anlagendokumentation in der Regel im Aktenordner im Büro aufbewahrt wird und nicht beim Instandhaltungsteam am eigentlichen Ort des Geschehens zur Verfügung steht. Insbesondere bei der Störungsbeseitigung im laufenden Betrieb sind immer wieder Dokumente gefordert, die ohne DMS-Unterstützung langwierig gesucht werden müssen.
Die StEB führt im ERP-System alle technischen Anlagen anhand der sogenannten „Technischen Platz Struktur“. Im Fachkonzept wurde festgelegt, dass das ERP System als führendes IT-System bestehen bleibt und sich die Dokumentenablage dahinter angliedert. Dies bedeutet, dass alle wesentlichen Informationen im ERP gehalten werden. Eine korrespondierende elektronische Akte wird im DMS mit einem Grundset an Meta-Informationen vorgehalten. Über eine Onlineschnittstelle sind beide Systeme direkt verbunden. Daneben gibt ein Massenimporttool, sodass auch mehrere Dokumente sehr leicht in das DMS importiert werden können.
Info: Nutzen der DMS-Lösung
Die Stadtentwässerungsbetriebe Köln (StEB) setzen ein Dokumentenmanagement-System ein, um die technischen und betrieblichen Daten elektronisch bearbeiten zu können. Das hat mehrere Vorteile für das Unternehmen:
– Wirtschaftliche Aspekte: Ressourceneinsparungen, verkürzte Suchzeiten
– Transparenz der Bearbeitungsprozesse
– Ortsunabhängige Verfügbarkeit von Informationen
– Standardisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
– Klare Zugriffsregelung und Berechtigungskonzepte
– Backup und Recovery-Mechanismen
– Vernetzung der IT-Landschaft
Oliver Saus
Der Autor
Oliver Saus ist Sachgebietsleiter innerhalb der IT-Abteilung bei den Stadtentwässerungsbetrieben Köln
