Vor allem Kommunen haben es auf dem Arbeitsmarkt schwer, mit Wirtschaftsunternehmen zu konkurrieren. Ein gutes Recruiting alleine reicht nicht aus. Personalabteilungen müssen in allen Phasen der Employee Journey für eine positive Mitarbeitererfahrung sorgen. Digitale HR-Prozesse helfen dabei.
Bis im Jahr 2030 werden im öffentlichen Sektor über 730.000 Mitarbeiter fehlen, so eine aktuelle McKinsey-Studie. Mehr als ein Drittel der rund 4,7 Millionen Beschäftigten geht dann in Rente. Doch die freien Stellen wieder zu besetzen, ist schwer. Gerade die begehrten IT-Fachkräfte heuern meist lieber bei Wirtschaftsunternehmen als bei kommunalen Verwaltungen an. So berichten 77 Prozent der von McKinsey befragten Führungskräfte, dass es ihnen nur selten gelingt, die Top-Studienabsolventen eines Jahrgangs für ihre Organisation zu gewinnen.
Um aus der Misere herauszusteuern, müssen kommunale Human Resources (HR)-Abteilungen umdenken. Eine HR-Strategie ist gefragt, mit deren Hilfe sich die Bedürfnisse der Menschen hinter den Bewerbern und Arbeitnehmern identifizieren lassen. Eine Schlüsselrolle in dieser am Menschen orientierten („people-based“) Strategie spielt das Konzept der Employee Journey („Weg der Beschäftigten“): So wie das Marketing den Kunden in den Mittelpunkt rückt, muss sich die Personalabteilung auf den Mitarbeiter fokussieren. Ziel sollte sein, bei allen Kontaktpunkten (Touchpoints) mit dem Arbeitgeber für eine positive Mitarbeitererfahrung zu sorgen. Wem dies gelingt, der findet leichter qualifizierte Fachkräfte, kann sie halten und sich ein positives Arbeitgeberimage aufbauen. Das wiederum erleichtert das Recruiting.
Drei Phasen der Employee Journey
Die Employee Journey umfasst die gesamte „Reise“ des Mitarbeiters durch die Organisation. Sie lässt sich in drei Phasen einteilen: Kommen, Weiterentwickeln und Gehen. In die erste Phase fallen alle Kontaktpunkte während des Recruitings und Onboardings – von der Bewerbung über das Vorstellungsgespräch bis zur Vertragsunterzeichnung und Einarbeitung.
Anschließend geht es darum, den Mitarbeiter möglichst an die Organisation zu binden. Auch das ist wichtig, denn sonst war der ganze Recruiting-Aufwand umsonst. Zufriedene Mitarbeiter zahlen sich im wahrsten Sinne des Wortes aus. Denn als Faustregel gilt: Eine Stelle neu zu besetzen kostet in etwa so viel wie ein Jahresgehalt für diese Stelle. Zudem zeigt eine Deloitte-Studie, dass Organisationen mit engagierten Mitarbeitern zu 57 Prozent effektiver sind und ein 2,3-mal höheres Umsatzwachstum verzeichnen als der Durchschnitt.
Die dritte Phase der Employee Journey beschäftigt sich mit dem Offboarding. Auch wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, sollte man versuchen, noch einen positiven letzten Eindruck zu hinterlassen. Denn dann wird der Ehemalige seinen Ex-Arbeitgeber eher weiterempfehlen. Nicht zuletzt wirken sich Kommentare auf Bewertungsportalen wie Kununu unmittelbar auf das Employer Branding aus. Wer hier schlecht abschneidet, hat es im Recruiting schwer.
Um in allen Phasen der Employee Journey für eine positive Bewerber- oder Mitarbeitererfahrung zu sorgen, spielen reibungslose, schnelle Personalprozesse eine wichtige Rolle. Denn durch die Digitalisierung sind Arbeitnehmer anspruchsvoller geworden. Im Alltag kaufen sie mit dem Smartphone online ein, buchen Bahntickets oder checken am Flughafen ein. Dabei sind sie an kurze Reaktionszeiten gewöhnt. Einen ähnlich guten Service erwarten Bewerber und Mitarbeiter auch von ihrem (künftigen) Arbeitgeber. Dies lässt sich nur mit geeigneter Software-Unterstützung gewährleisten.
Bewerbungsprozess beschleunigen
Im Recruiting hilft eine Bewerbermanagement-Plattform zum Beispiel dabei, den Bewerbungsprozess schneller abzuwickeln. Sie sammelt alle Daten eines Kandidaten, bündelt die Kommunikation und steuert den Bewerbungsprozess zentral. Idealerweise arbeitet sie mit einer automatischen Dokumentenerzeugung und einem Dokumentenmanagement zusammen.
So kann eine Führungskraft einem Kandidaten am Ende eines erfolgreichen Vorstellungsgesprächs unmittelbar ein Vertragsangebot vorlegen. Der Manager wählt den mit der Stellenbeschreibung verknüpften rechtssicheren Vertrag am Smartphone oder Tablet aus. Anschließend wird das Dokument automatisch mit den Daten des Kandidaten befüllt und erstellt.
Auch beim Onboarding kann eine Software helfen und HR-Verantwortliche und Führungskräfte automatisiert an anstehende Aufgaben erinnern – etwa den Arbeitsplatz vorzubereiten und wichtige Compliance-Dokumente bereitzustellen.
In der nächsten Phase der Employee Journey trägt eine Collaboration-Plattform dazu bei, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Sie vernetzt Angestellte, Personalabteilung und Führungskräfte miteinander und bündelt die HR-bezogene Kommunikation. Dadurch lassen sich viele Personalprozesse schneller und komfortabler gestalten. Mitarbeiter können dann zum Beispiel jederzeit über eine Smartphone-App ihr Zeitkonto einsehen und auch kurzfristig Urlaub beantragen.
Wenn ein Mitarbeiter kündigt, wird der Offboarding-Prozess automatisch über die Collaboration-Plattform angestoßen. Um einen positiven Abschiedseindruck zu hinterlassen, ist zum Beispiel ein freundliches Austrittsgespräch wichtig. Zudem sollte der ehemalige Mitarbeiter sein Zeugnis möglichst schnell erhalten. Ein Zeugnisgenerator ermöglicht es, diesen Prozess automatisiert abzuwickeln. Die Führungskraft kann den Mitarbeiter dann anhand eines einfachen Bewertungssystems beurteilen und das System erstellt das Zeugnis aus rechtssicheren Textbausteinen. Dabei fließt die Stellenbeschreibung automatisch aus dem System ein.
Ulrich Jänicke
Der Autor
Ulrich Jänicke ist Geschäftsführer des auf HR-Management spezialisierten Softwareherstellers Aconso in München
Info: Aufgaben des Personalleiters
Indem kommunale HR-Abteilungen die Employee Journey – das ist die gesamte „Reise“ des Mitarbeiters durch die Organisation – in den Mittelpunkt rücken, erhöhen sie die Kandidaten- und Mitarbeiterzufriedenheit – und damit die Chance, trotz Fachkräftemangel qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu binden. Es ist Aufgabe des Personalleiters, mithilfe einer „people-based“ HR-Strategie die Grundlage für eine positive Kandidaten- und Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Um die Abläufe des Personalmanagements für alle Beteiligten schnell und komfortabel abzuwickeln, muss er digitale Prozesse gestalten. Geeignete HR-Software wie eine Collaboration-Plattform und ein Bewerbermanagement mit automatisierter Dokumentengenerierung können ihn dabei unterstützen.
